Fitur Servis Multi Unit dan Multi Spare Part pada Erzap ERP

Oleh: Tim ERZAP

28-04-2025 15:20:45, Dibaca: 4385

Fitur Multi Unit dan Multi Spare Part Erzap ERP

Servis Multi Unit dan Multi Spare Part adalah fitur pada Erzap Smart Repair yang memungkinkan pencatatan beberapa perangkat elektronik dan komponen pengganti dalam satu transaksi servis. Fitur ini dirancang untuk meningkatkan efisiensi operasional, khususnya saat pelanggan membawa lebih dari satu unit atau saat satu unit memerlukan beberapa spare part berbeda. Dengan struktur pencatatan yang terorganisir, bisnis servis dapat mengelola inventori, melacak status pengerjaan, dan menghasilkan laporan yang akurat tanpa perlu membuat entri terpisah untuk setiap unit.

Apa Itu Servis Multi Unit dan Multi Spare Part?

Dalam dunia servis, pelanggan tidak selalu datang membawa satu barang saja. Sering kali mereka membawa beberapa unit sekaligus untuk diperbaiki. Setiap unit pun bisa memerlukan lebih dari satu komponen pengganti. Erzap Smart Repair memahami realitas ini dan menghadirkan fitur Multi Unit & Multi Spare Part dalam satu transaksi servis.

Komponen Utama Fitur

Multi Unit: Satu transaksi dapat mencatat lebih dari satu perangkat milik pelanggan. Masing-masing unit akan memiliki detailnya sendiri, seperti tipe barang, keluhan, nomor seri, dan status pengerjaan.
Multi Spare Part per Unit: Setiap unit dapat dicatat memiliki lebih dari satu spare part untuk kebutuhan perbaikannya. Spare part yang digunakan akan langsung terhubung dengan sistem inventori dan dapat dimonitor secara rinci.

Fitur ini memungkinkan pencatatan servis menjadi lebih efisien dan akurat—tanpa perlu membuat banyak entri terpisah atau melakukan input berulang. Hasilnya, operasional menjadi lebih cepat, transparan, dan terorganisir, baik untuk tim teknisi maupun bagian administrasi.

Kolaborasi B2B Usaha Servis

Fitur Multi Unit & Multi Spare Part dapat membuka peluang baru bagi pelaku usaha servis untuk memperluas jangkauan bisnis melalui skema Business to Business (B2B).

Dalam praktiknya, tidak semua unit servis berasal langsung dari pelanggan akhir. Banyak usaha servis—seperti konter retail atau teknisi umum—yang memilih untuk menyerahkan sebagian atau seluruh pengerjaan ke mitra penyedia layanan servis yang lebih profesional atau memiliki peralatan yang lebih lengkap.

Dengan menggunakan fitur ini, mitra penyedia layanan servis dapat menerima banyak unit dari berbagai rekan usaha dalam satu waktu. Hal ini memungkinkan pencatatan detail untuk setiap unit secara terstruktur: mencakup jenis barang, keluhan, nomor seri, status pengerjaan, serta daftar spare part yang dibutuhkan atau digunakan.

Keunggulan Fitur Multi Unit dan Multi Spare Part

Fitur ini dirancang untuk mendukung proses servis yang kompleks dengan lebih mudah dan terstruktur, mulai dari pencatatan unit hingga pengelolaan spare part secara menyeluruh.

Penerimaan massal menjadi lebih efisien dan akurat: Tidak perlu membuat banyak entri manual. Semua unit dapat dicatat dalam satu transaksi, lengkap dengan spare part-nya.
Data teknis tiap unit terdokumentasi dengan rapi: Setiap unit tercatat secara individual, memudahkan pelacakan dan meminimalkan risiko kesalahan saat proses servis berlangsung.
Fleksibilitas dalam pengelolaan unit servis: Mitra dapat mengirimkan beberapa unit sekaligus, namun waktu penyelesaian maupun pengambilan servis bisa dilakukan secara bertahap. Setiap unit tetap dapat dibuatkan nota tersendiri sesuai waktu penyelesaian masing-masing.
Terintegrasi dengan sistem inventori dan laporan ERP: Semua spare part yang digunakan langsung tercatat ke sistem stok, dan seluruh transaksi tercermin dalam laporan operasional harian.
Riwayat penggunaan spare part per unit tercatat detail: Setiap spare part yang digunakan pada unit servis dicatat secara spesifik, sehingga memudahkan pelacakan histori perbaikan, pengendalian kualitas, hingga pengelolaan klaim garansi.

Dengan fitur ini, Erzap ERP bukan hanya mendukung operasional internal, tetapi juga memperkuat peran Anda sebagai mitra servis yang andal bagi bisnis lain.

Cara Manual vs Dengan Erzap

Aspek	Cara Manual	Dengan Erzap ERP
Pencatatan Unit	Membuat entri terpisah untuk setiap unit	Satu transaksi untuk semua unit
Pencatatan Spare Part	Input berulang untuk setiap komponen	Semua spare part tercatat otomatis per unit
Integrasi Inventori	Perlu update stok manual	Terintegrasi otomatis dengan sistem
Laporan dan Riwayat	Pelacakan manual, rentan kesalahan	Laporan terstruktur dan riwayat lengkap
Waktu Proses	Lebih lama (beberapa entri)	Lebih cepat (satu transaksi)

Panduan Penggunaan

1. Servis Multi Unit dan Multi Spare Part di Back Office

Fitur Multi Unit dan Multi Spare Part dapat digunakan langsung melalui dashboard back office pada menu Servis > Penerimaan Servis. Dengan fitur ini, staf dapat mencatat beberapa unit barang dalam satu transaksi servis secara praktis, tanpa perlu membuat entri terpisah untuk setiap unit. Proses pencatatan menjadi lebih efisien, terstruktur, dan mendukung alur kerja yang lebih rapi di lingkungan back office.

1.1. Servis Multi Unit

Fitur Multi Unit memungkinkan staf servis mencatat beberapa unit barang dalam satu transaksi servis, tanpa perlu membuat entri terpisah untuk setiap unit. Melalui Penerimaan Servis Elektronik di back office, Anda dapat menambahkan unit yang ingin di servis dengan klik tombol Tambah Data Unit.

Tombol Tambah Data Unit pada Penerimaan Servis

Berikut adalah tampilan jika terdapat lebih dari satu unit pada penerimaan servis:

Tampilan Multiple Unit pada Penerimaan Servis

1.2. Servis Multi Spare Part

Berikut adalah tampilan Data Spare Part pada saat penerimaan servis. Pada bagian ini Anda dapat menambahkan beberapa spare part yang akan digunakan untuk servis unit. Seperti gambar di bawah, pada tabel Daftar Barang diisi dua barang (spare part):

Tampilan Multi Spare Part pada Penerimaan Servis

2. Servis Multi Unit dan Multi Spare Part pada Aplikasi Erzap Smart Repair

Selain pada sistem back office, Fitur Multi Unit dan Multi Spare Part dapat digunakan pada aplikasi Erzap Smart Repair. Melalui aplikasi ini, pengguna dapat mencatat beberapa unit sekaligus dalam satu transaksi servis, serta menambahkan lebih dari satu spare part untuk setiap unit yang diperbaiki.

2.1. Servis Multi Unit pada Aplikasi

Pada aplikasi Erzap Smart Repair, Anda dapat tekan tombol Tambah Unit pada tab Detail Unit seperti gambar berikut:

Tombol Tambah Unit pada Erzap Smart Repair

Multi Unit juga dapat digunakan pada menu Quick Servis dan juga Rawat Inap pada Erzap Smart Repair. Berikut adalah tampilan penerimaan dua unit servis:

Tampilan Dua Unit Servis pada Aplikasi

Pada menu Kelola Servis, Anda dapat melihat nota servis setiap pelanggannya dan berapa unit yang pelanggan servis di toko Anda:

Menu Kelola Servis dengan Informasi Unit

2.2. Servis Multi Spare Part per Unit

Pada menu Tambah Servis Unit, untuk menambahkan Daftar Spare Part Anda dapat tekan tombol Tambah Spare Part:

Tombol Tambah Spare Part pada Servis Unit

Berikut adalah contoh satu unit yang menggunakan dua spare part:

Contoh Unit dengan Dua Spare Part

Pada menu Kelola Servis, Anda dapat melihat nota servis per pelanggan beserta jumlah spare part yang digunakan:

Nota Servis dengan Detail Spare Part

FAQ - Pertanyaan Umum

Apakah saya bisa menambahkan banyak unit dalam satu transaksi servis?: Ya, fitur Multi Unit memungkinkan Anda mencatat beberapa perangkat dalam satu transaksi dengan klik tombol "Tambah Data Unit" atau "Tambah Unit" tanpa perlu membuat entri terpisah.
Berapa banyak spare part yang bisa ditambahkan untuk satu unit?: Tidak ada batasan jumlah spare part. Setiap unit dapat memiliki beberapa spare part sesuai kebutuhan perbaikan, dan semuanya tercatat dalam satu transaksi.
Apakah spare part yang digunakan otomatis dikurangi dari stok?: Ya, sistem terintegrasi dengan inventori. Semua spare part yang dicatat langsung terhubung dengan sistem stok dan akan tercermin dalam laporan operasional.
Bisakah saya membuat nota terpisah untuk setiap unit meski dalam satu transaksi?: Ya, fitur ini fleksibel. Setiap unit dapat dibuatkan nota tersendiri sesuai waktu penyelesaian masing-masing, meski diterima dalam satu transaksi.
Fitur ini bisa digunakan di mana saja?: Fitur Multi Unit dan Multi Spare Part dapat digunakan baik di back office maupun aplikasi Erzap Smart Repair, termasuk menu Quick Servis dan Rawat Inap.
Bagaimana cara melacak riwayat spare part yang digunakan?: Semua spare part yang digunakan tercatat detail per unit, sehingga Anda dapat melihat histori perbaikan, pengendalian kualitas, dan pengelolaan klaim garansi dengan mudah.