Mudahnya Mencatat Transaksi Rutin dengan Fitur Jurnal Terjadwal di Erzap ERP

Mudahnya Mencatat Transaksi Rutin dengan Fitur Jurnal Terjadwal di Erzap ERP

Dalam pengelolaan bisnis, ada banyak transaksi yang sifatnya berulang setiap bulan. Misalnya pembayaran listrik, sewa gedung, cicilan pinjaman, hingga pencatatan depresiasi aset. Transaksi-transaksi seperti ini seringkali dianggap sederhana, tetapi jika harus dicatat secara manual setiap periode, bisa menjadi pekerjaan yang melelahkan dan rawan terjadi kesalahan.

Bayangkan jika Anda mengelola beberapa cabang atau outlet. Setiap bulan, tim akuntansi harus mengulang pekerjaan yang sama hanya untuk mencatat transaksi yang sebenarnya sudah bisa diprediksi. Hal ini tidak hanya menghabiskan waktu, tetapi juga membuka peluang terjadinya human error, seperti salah tanggal, salah nominal, atau bahkan terlewat mencatat.

Di sinilah fitur Transaksi Jurnal Terjadwal dari Erzap ERP memberikan solusi praktis bagi bisnis Anda.

1. Manfaat Fitur Transaksi Jurnal Terjadwal

Dengan menggunakan fitur ini, Anda akan mendapatkan berbagai keuntungan, antara lain:

• Mengotomatiskan pencatatan transaksi berulang, sehingga sistem akan membuat jurnal secara otomatis sesuai jadwal yang Anda tentukan.
• Meningkatkan efisiensi kerja, karena tim tidak perlu lagi membuat jurnal yang sama setiap bulan secara manual.
• Memastikan konsistensi pencatatan, dengan data yang tercatat rapi, sesuai periode, dan minim kesalahan.
• Mempermudah pengawasan keuangan, karena semua transaksi rutin sudah tersimpan otomatis dalam laporan keuangan.

Dengan kata lain, fitur ini membantu Anda dan tim untuk lebih fokus pada analisis bisnis dan pengambilan keputusan, bukan pada pekerjaan administratif yang repetitif.                             

2. Pemberian Hak Akses Fitur Jurnal Terjadwal

Sebelum menggunakan fitur Transaksi Jurnal Terjadwal, pastikan user yang akan mengoperasikan sistem sudah diberikan hak akses. Caranya, masuk ke menu Administrator > User > Tipe User. Kemudian pilih tipe user yang ingin di berikan hak akses, klik Edit.

Kemudian pilih Daftar Fungsi Akunting seperti gambar berikut,

Kemudian tentukan hak akses yang ingin diberikan, di sini Anda dapat menentukan apa saja yang dapat dilakukan oleh tipe user tersebut.

Setelah itu, klik icon  untuk menyimpan perubahan. Dengan begitu, user tersebut sudah memiliki hak akses jurnal terjadwal di Erzap ERP.

3. Membuat Jurnal Terjadwal

Fitur Jurnal Terjadwal dapat Anda akses melalui menu Akunting > Jurnal > Jurnal Terjadwal. 

Berikut adalah tampilan halaman Data Jurnal Terjadwal saat pertama kali dibuka. Klik Buat Jurnal Terjadwal untuk mulai membuat jurnal.

Berikut adalah tampilan dari form buat jurnal baru.

Pertama tentukan periode jurnal pada bagian Setting Periode,

• Dijalankan Setiap Bulannya Pada Tanggal:
  Kolom ini dipakai untuk menentukan tanggal rutin kapan transaksi jurnal terjadwal akan otomatis dibuat setiap bulannya.
  Contoh: Jika diisi 10, maka sistem akan menjalankan jurnal otomatis setiap tanggal 10 di bulan berjalan (10 Januari, 10 Februari, 10 Maret, dst)
• Tanggal Dimulainya Transaksi Terjadwal:
  Kolom ini adalah tanggal awal kapan jadwal mulai berlaku. Artinya, sistem akan mulai mengeksekusi jurnal otomatis mulai dari tanggal ini. Jika tanggal ini belum lewat, sistem tidak akan membuat jurnal otomatis.
• Keterangan:
  Dapat diisi jika diperlukan.

Kemudian pilih Outlet tempat transaksi tersebut berlaku pada Setting Transaksi. Di sini Anda dapat menentukan cabang/outlet yang terkait (contoh: Outlet Jakarta).

Berikutnya Anda dapat mengisi entri jurnal debit-kredit pada tabel Saldo.

Contoh pengisian saldo:

Beban PAM (Debet Rp 850.000) → biaya PAM diakui/bertambah.
Kas BCA (Kredit Rp 850.000) → uang kas berkurang karena dipakai bayar PAM.

Kemudian klik icon  untuk menyimpan Jurnal.

Berikut adalah tampilan Data Jurnal Terjadwal setelah jurnal disimpan.

Kesimpulan

Fitur Transaksi Jurnal Terjadwal di Erzap ERP membantu bisnis Anda dalam mengelola pencatatan akuntansi yang sifatnya berulang setiap bulan. Dengan otomatisasi, tim Anda tidak lagi perlu mencatat transaksi manual berulang kali, sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien, konsisten, dan minim kesalahan. Selain itu, laporan keuangan pun akan selalu terupdate, memudahkan pengawasan arus kas maupun evaluasi performa bisnis.

Dengan memanfaatkan fitur ini, Anda bisa lebih fokus pada strategi dan pengembangan bisnis, tanpa terbebani tugas administratif yang repetitif.

Sudah siap mencoba fitur Transaksi Jurnal Terjadwal? Segera aktifkan di akun Erzap ERP Anda dan rasakan bagaimana pencatatan keuangan menjadi lebih praktis dan profesional!

Sekian tutorial Jurnal Terjadwal, untuk pertanyaan lebih lanjut silahkan menghubungi kami pada kontak yang telah disediakan pada halaman ERZAP, Terima Kasih