Tutorial Permohonan Approval Modul Pemesanan Barang ERZAP ERP

Oleh: Tim ERZAP

15-03-2024 11:45:26, Dibaca: 2216

Pengajuan Permohonan Approval Modul Pemesanan Barang dari Pemohon

Pembuatan Data Pemesanan Barang (PO) dapat melalui menu Pembelian, pilih menu Pemesanan Barang (PO), lalu klik Buat Baru.

Langkah membuat pemesanan barang di menu ERZAP

Baca juga: Tutorial Purchase Order (PO) pada ERZAP

Berikut adalah halaman Pembuatan Pemesanan Barang. Lengkapi kolom-kolom berikut:

  • Supplier
  • Outlet Pemesan
  • Untuk Gudang

Kemudian inputkan Barcode - Nama Barang - Kode Ref dari barang yang ingin dipesan serta inputkan Jumlah yang dipesan.

Form pengisian data pemesanan barang dengan detail supplier dan barang

Kemudian klik Simpan untuk menyimpan data Pemesanan Barang.

Tombol simpan data pemesanan barang

Lalu muncul Surat Pemesanan seperti gambar di bawah ini. Untuk mengajukan approval, klik tombol Ajukan Approval.

Surat pemesanan dengan tombol ajukan approval

Akan muncul pop-up halaman Approval: Pemesanan Barang. Tentukan:

  • Prioritas pengajuan
  • Catatan Pengajuan

Kemudian klik Kirim Pengajuan.

Pop-up form pengajuan approval dengan kolom prioritas dan catatan

Proses Approval Modul Pemesanan Barang

Setiap kali Pemohon melakukan pengajuan dari Pemesanan Barang, Approver akan menerima Email Permohonan Persetujuan / Approval Pemesanan Barang.

Contoh email permohonan approval dari sistem ERZAP

Catatan:
Jika Prioritas Pengajuan diatur oleh Pemohon "Tinggi", maka judul email tersebut menjadi URGENT

Email tersebut berisikan informasi untuk meninjau Approval Pemesanan Barang dari pemohon beserta:

  • Rincian permohonan
  • Kode Pemesanan
  • Total Faktur

Anda dapat menekan tombol Lihat Transaksi atau Proses Approval untuk memproses Approval Pemesanan Barang.

Email approval dengan tombol lihat transaksi dan proses approval

Catatan:
Anda juga dapat memproses Approval melalui menu Administrator, pilih menu Approval, lalu klik Proses Approval.
Menu administrator untuk akses proses approval

Ada 2 metode untuk Proses Approval Modul Pemesanan Barang:

2.1 Melalui Surat Pemesanan

Anda dapat klik tombol Lihat Transaksi pada Email Permohonan Persetujuan / Approval Pemesanan Barang dan Anda akan diarahkan ke halaman Surat Pemesanan.

Klik tombol Proses Approval.

Surat pemesanan dengan tombol proses approval

Lalu akan muncul pop-up Approval: Pemesanan Barang. Pada pop-up ini Anda dapat mengubah status permohonan dengan klik salah satu tombol berikut:

  • Setujui — mengubah status menjadi Telah Disetujui
  • Tolak — mengubah status menjadi Ditolak
  • Revisi — mengubah status menjadi Revisi

Pop-up proses approval dengan pilihan setujui tolak atau revisi

2.2 Melalui Menu Proses Approval

Anda dapat klik tombol Proses Approval pada Email Permohonan Persetujuan / Approval Pemesanan Barang dan Anda akan diarahkan ke halaman Daftar Permohonan Approval.

Halaman daftar permohonan approval dari menu administrator

Anda dapat mengubah status permohonan dengan klik salah satu tombol berikut:

  • Setujui — mengubah status menjadi Telah Disetujui
  • Tolak — mengubah status menjadi Ditolak
  • Revisi — mengubah status menjadi Revisi

Tombol aksi untuk setujui tolak atau revisi permohonan approval

Finalisasi Persetujuan Approval dari Approver

Approver akan memfinalisasi permohonan approval dengan klik salah satu tombol Setujui, Tolak, atau Revisi.

3.1 Telah Disetujui

Klik tombol Setujui pada Proses Approval.

Tombol setujui pada proses approval

Akan muncul pop-up Finalisasi Persetujuan. Anda dapat memberikan Catatan jika dibutuhkan, lalu klik Proses.

Pop-up finalisasi persetujuan dengan kolom catatan

Pemohon akan menerima Email bahwa Permohonan Persetujuan Approval telah Disetujui beserta informasi Catatan dari Approver. Anda dapat klik tombol Lihat Transaksi atau Download PDF untuk melihat Surat Pemesanan.

Email notifikasi persetujuan approval dengan tombol lihat transaksi

Klik Lihat Transaksi dan pada Surat Pemesanan, status dari permohonan tersebut menjadi Permohonan Disetujui.

Surat pemesanan dengan status permohonan disetujui

Catatan:
Anda dapat klik tombol "Permohonan Disetujui" untuk mengetahui Nama Approver
Detail permohonan disetujui menampilkan nama approver

3.2 Tidak Disetujui

Klik tombol Tolak pada Proses Approval.

Tombol tolak pada proses approval

Akan muncul pop-up Finalisasi Persetujuan. Anda WAJIB memberikan Catatan, lalu klik Proses.

Pop-up finalisasi persetujuan penolakan dengan kolom catatan wajib diisi

Pemohon akan menerima Email bahwa Permohonan Persetujuan Approval Tidak Disetujui beserta informasi Catatan dari Approver. Anda dapat klik tombol Lihat Transaksi atau Download PDF untuk melihat Surat Pemesanan.

Email notifikasi penolakan approval dengan alasan dari approver

Klik Lihat Transaksi dan pada Surat Pemesanan, status dari permohonan tersebut menjadi Ditolak dan muncul bahwa Pemesanan Barang yang diajukan oleh Pemohon TIDAK VALID karena ditolak oleh Approver.

Surat pemesanan dengan status ditolak dan tidak valid

Catatan:
Anda dapat klik tombol "Tinjau Penolakan" untuk mengetahui Nama Approver serta Catatan Penolakan.
Detail penolakan menampilkan nama approver dan alasan penolakan

3.3 Revisi

Klik tombol Revisi pada Proses Approval.

Tombol revisi pada proses approval

Akan muncul pop-up Finalisasi Persetujuan. Anda WAJIB memberikan Catatan, lalu klik Proses.

Pop-up finalisasi persetujuan revisi dengan kolom catatan wajib diisi

Pemohon akan menerima Email bahwa Permohonan Persetujuan Approval Revisi beserta informasi Catatan dari Approver. Anda dapat klik tombol Edit Transaksi untuk mengubah Data Pemesanan atau Download PDF untuk melihat Surat Pemesanan.

Email notifikasi revisi approval dengan tombol edit transaksi

Klik Edit Transaksi dan Anda akan diarahkan ke halaman Perubahan Data Pemesanan. Pemohon WAJIB klik tombol Konfirmasi Revisi untuk dapat mengubah data pemesanan.

Halaman perubahan data pemesanan dengan tombol konfirmasi revisi

Lalu muncul pop-up Approval: Pemesanan Barang berisikan informasi permohonan dicek oleh Approver dan perlu revisi dengan catatan dari Approver. Kemudian Pemohon klik Konfirmasi.

Pop-up konfirmasi revisi dengan detail catatan dari approver

Pemohon dapat melakukan revisi sesuai dengan Catatan dari Approver. Status Permohonan menjadi Sedang Direvisi.

Surat pemesanan dengan status sedang direvisi oleh pemohon

Kemudian klik Simpan untuk menyimpan data Pemesanan Barang.

Tombol simpan perubahan data pemesanan

Lalu muncul Surat Pemesanan setelah dilakukan revisi oleh Pemohon. Pemohon dapat mengajukan approval kembali dengan klik tombol Ajukan Approval.

Surat pemesanan setelah revisi dengan tombol ajukan approval kembali

Permohonan Approval Modul Lainnya

Berikut adalah tutorial Permohonan Approval untuk modul-modul lainnya:

  1. Permohonan Approval Modul Permintaan Barang
  2. Permohonan Approval Hutang Pembelian & Servis
  3. Permohonan Approval Hutang Lain
  4. Permohonan Approval Beban
  5. Permohonan Approval Kas Keluar
  6. Permohonan Approval Penarikan Prive

Kesimpulan

Sekian tutorial Permohonan Approval Modul Pemesanan Barang ERZAP ERP. Dengan fitur approval yang terstruktur, Anda dapat mengontrol setiap pengajuan pemesanan barang dengan lebih efisien. Silakan hubungi PIC Anda masing-masing untuk informasi lebih lanjut. Selamat mencoba dan gunakan fitur ini untuk memaksimalkan efisiensi dan efektivitas bisnis Anda!

FAQ - Pertanyaan Umum Approval Pemesanan Barang

Apa yang terjadi jika pengajuan approval ditolak?
Jika approval ditolak, status Pemesanan Barang menjadi "TIDAK VALID" dan Pemohon akan menerima notifikasi email berisi alasan penolakan dari Approver. Pemohon dapat membuat pengajuan baru setelah meninjau catatan penolakan.
Bisakah pemohon mengubah data setelah mengajukan approval?
Data dapat diubah jika status masih "Revisi". Pemohon harus klik "Konfirmasi Revisi" terlebih dahulu sebelum dapat mengubah data sesuai catatan dari Approver. Setelah perubahan selesai, pemohon dapat mengajukan approval kembali.
Apa perbedaan antara status "Ditolak" dan "Revisi"?
"Ditolak" berarti permohonan tidak disetujui dan Pemesanan Barang menjadi tidak valid. "Revisi" berarti Approver meminta perubahan data tertentu. Pemohon dapat melakukan perubahan dan mengajukan kembali pada status Revisi, namun tidak bisa pada status Ditolak.
Bagaimana cara mengetahui siapa yang menyetujui atau menolak permohonan?
Tutorial Membuat Tipe Penjualan Pada Erzap ERP

Tutorial Membuat Tipe Penjualan Pada Erzap ERP

21-07-2018 - Dibaca: 12379 kali.
Penjualan adalah aktivitas atau bisnis menjual produk atau jasa. Dalam proses penjualan, penjual atau penyedia barang dan jasa memberikan kepemilikan suatu komoditas kepada pembeli untuk suatu harga tertentu. Penjualan dapat dilakukan melalui berbagai metode atau tipe. Erzap ERP memiliki fitur di dalam membuat tipe-tipe penjualan produk yaitu
Baca selengkapnya...

Brand Awareness: Pengertian, Manfaat, dan Cara Meningkatkannya untuk Bisnis UKM

15-09-2022 - Dibaca: 2056 kali.
Pelajari apa itu brand awareness, mengapa penting bagi bisnis UKM, dan 5 cara efektif meningkatkannya agar merek Anda dikenal lebih luas di pasar.
Baca selengkapnya...
Mengatur Hutang Pembelian & Piutang Penjualan

Mengatur Hutang Pembelian & Piutang Penjualan

12-01-2018 - Dibaca: 16886 kali.
Hutang adalah sesuatu yang dipinjam oleh seseorang atau badan usaha yang biasanya berbentuk materi, uang ataupun jasa.
Baca selengkapnya...
Tutorial Menambahkan User Erzap

Tutorial Menambahkan User Erzap

01-07-2022 - Dibaca: 11087 kali.
User Erzap adalah seseorang yang akan dapat menggunakan sistem back office Erzap. Menambahkan user Erzap dilakukan untuk memberikan akses kepada user tersebut agar dapat mengakses data dan sistem baik sebagai operator salah satu outlet, maupun sebagai administrator untuk mengakses seluruh outlet.
Baca selengkapnya...
Modul Servis Elektronik Erzap

Modul Servis Elektronik Erzap

23-08-2021 - Dibaca: 13190 kali.
Erzap menyediakan Modul Servis Elektronik untuk anda pelaku usaha yang bergerak di bidang jasa servis elektronik. Dengan modul ini, anda dapat mengelola penerimaan, pelacakan, dan pengerjaan servis elektronik anda dengan rapi dan akurat.
Baca selengkapnya...