Fitur Approval ERZAP ERP
Apa itu Fitur Approval?
Fitur Approval adalah mekanisme yang digunakan dalam berbagai platform dan sistem untuk memastikan bahwa suatu tindakan atau perubahan telah disetujui oleh pihak yang berwenang. Dalam konteks bisnis, fitur ini membantu dalam menjaga kontrol kualitas dan memastikan bahwa keputusan atau langkah-langkah yang diambil telah melalui proses evaluasi yang tepat sebelum diterapkan.
Fitur Approval sering kali melibatkan berbagai tahapan, seperti permohonan persetujuan, tinjauan oleh pihak terkait, dan pengambilan keputusan yang didokumentasikan dengan jelas. Dengan demikian, fitur ini memainkan peran penting dalam pengelolaan risiko, peningkatan efisiensi, dan pengembangan produk atau layanan yang lebih baik.
Fitur Approval dalam ERZAP ERP
ERZAP ERP mengembangkan fitur approval yang memungkinkan pengguna untuk dengan mudah mengatur dan melacak proses persetujuan untuk berbagai transaksi dalam sistem. Fitur approval ERZAP ERP dapat meningkatkan efisiensi dan keamanan operasional perusahaan secara signifikan.
Berikut adalah tutorial lengkap mengenai fitur approval ERZAP ERP:
1. Pemberian Hak Akses Fitur Approval
2. Pengaturan Email pada User Approval
3. Aktifasi Modul Approval
4. Permohonan Approval Tiap Modul
5. Penerimaan Approval dari User Approval
6. Penerimaan Approval via ERZAP BI
7. Riwayat Approval
8. Notifikasi Pengajuan Approval via WhatsApp
9. FAQ (Frequently Asked Question)
1. Pemberian Hak Akses Fitur Approval
Hak akses untuk fitur Approval ERZAP ERP dapat diberikan melalui menu Administrator dengan langkah-langkah berikut:
- Pilih menu User
- Klik menu Tipe User
- Klik Edit pada tipe user yang ingin diberikan hak akses
- Pilih Administrator pada Daftar Fungsi
- Tandai hak akses Approval sesuai dengan akses yang ingin diberikan
- Klik Simpan untuk menyimpan pengaturan
Baca juga: Tutorial Tipe User dan Pengaturan Hak Akses
2. Pengaturan Email pada User Approval
Pentingnya Pengaturan Email
Pengaturan Email pada User Pemohon & Approver sangat penting dilakukan karena:
- Setiap kali pemohon melakukan permintaan, permintaan tersebut akan langsung masuk ke Email Approver
- Ketika Approver melakukan perubahan status, Pemohon akan menerima Email notifikasi dari Approver
Cara Mengatur Email
Pengaturan Email pada User Pemohon & Approver dapat dilakukan melalui menu Administrator dengan langkah-langkah berikut:
- Pilih menu User
- Klik Manajemen Data
- Klik Edit untuk mengubah data user
- Lengkapi kolom Email pada data user tersebut
- Klik Simpan untuk menyimpan pengaturan
Baca juga: Tutorial Menambahkan User ERZAP
3. Aktifasi Modul Approval
Terdapat Perubahan Alur Sistem jika Modul Approval aktif:
- Permintaan Barang (PR) — TIDAK DAPAT DIPROSES sebelum Approval disetujui
- Pemesanan Barang (PO) — TIDAK DAPAT DIPROSES sebelum Approval disetujui
- Hutang Pembelian & Servis, Hutang Lain, Beban, Kas Keluar, dan Penarikan Prive — Jurnal pada masing-masing modul TIDAK TERCATAT sebelum Approval disetujui dan proses pembayaran dilakukan
Langkah-Langkah Aktivasi
Aktifasi Modul Approval dapat dilakukan melalui menu Administrator dengan langkah-langkah berikut:
- Buka menu Administrator
- Klik menu General Setting
- Pada halaman General Setting, pilih menu Approval
- Centang "Aktifkan Fitur Approval" untuk mengaktifkan modul approval
Modul-Modul yang Tersedia
Terdapat 7 (tujuh) Modul Approval pada sistem ERZAP:
- Permintaan Barang (PR)
- Pemesanan Barang (PO)
- Hutang Pembelian & Servis
- Hutang Lain
- Beban
- Kas Keluar
- Penarikan Prive
Pengaturan User Approval
Untuk mengatur User Approval, cari dan ketik nama user yang dapat melakukan approval untuk modul-modul tertentu di masing-masing modul sesuai kebutuhan Anda:
- User Approval akan memberikan Approval terhadap transaksi yang berasal dari outlet dimana mereka memiliki hak akses
- Kosongkan kolom User Approval apabila tidak ingin menggunakan approval pada Modul tersebut
Klik Simpan untuk menyimpan pengaturan:
4. Permohonan Approval Tiap Modul
Terdapat tujuh modul permohonan approval dalam sistem ERZAP. Untuk panduan lengkap permohonan approval pada masing-masing modul, silakan baca tutorial berikut:
| No. | Modul Approval | Link Tutorial |
|---|---|---|
| 1 | Permintaan Barang (PR) | Permohonan Approval Modul Permintaan Barang |
| 2 | Pemesanan Barang (PO) | Permohonan Approval Modul Pemesanan Barang |
| 3 | Hutang Pembelian & Servis | Permohonan Approval Hutang Pembelian & Servis |
| 4 | Hutang Lain | Permohonan Approval Hutang Lain |
| 5 | Beban | Permohonan Approval Beban |
| 6 | Kas Keluar | Permohonan Approval Kas Keluar |
| 7 | Penarikan Prive | Permohonan Approval Penarikan Prive |
5. Penerimaan Approval dari User Approval
Notifikasi Email Approval
Setiap kali Pemohon melakukan pengajuan dari tiap modul, Approver akan menerima Email Permohonan Persetujuan / Approval untuk modul yang diajukan oleh pemohon.
Jika Prioritas Pengajuan diatur oleh Pemohon sebagai "Tinggi", maka judul email tersebut menjadi URGENT
Rincian Informasi dalam Email
Email approval berisi informasi untuk meninjau Approval dari Modul-Modul pemohon beserta rincian transaksi. Berikut adalah contoh untuk masing-masing tipe modul:
1. Permintaan Barang (PR) dan Pemesanan Barang (PO)
2. Hutang Pembelian & Servis dan Hutang Lain
3. Beban, Kas Keluar, dan Penarikan Prive
Tombol Aksi dalam Email
Dari email, Anda dapat menekan tombol:
- Lihat Transaksi — untuk melihat detail transaksi
- Proses Approval — untuk melakukan persetujuan atau penolakan
Anda juga dapat memproses Approval melalui menu Administrator > Approval > Proses Approval
6. Penerimaan Approval via ERZAP BI
Berikut adalah video tutorial mengenai cara menerima dan memproses approval melalui ERZAP BI: